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POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

CONTENIDO

 

ALCANCE

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MENTUM GROUP, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales., la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en un futuro se obtengan como producto del ejercicio del objeto social relacionado con las actividades comerciales o laborales

MENTUM GROUP conformado por la alianza entre BIT CONSULTING S.A. con NIT: 830005677, 2 IN SOLUTIONS con NIT: 830139842, COMERCIALIZADORA DE SOFTWARE Y SOLUCIONES SAS, con NIT: 900566693, NOOVA, con NIT: 901108864 domiciliadas en la ciudad de Bogotá, en la Calle 78 No. 9-57 Piso 12, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso como circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales y/o contractuales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, que llegasen a suministrar cualquier tipo de información o dato personal a MENTUM GROUP podrá conocerla, actualizarla, rectificarla, suprimirla o revocar la autorización previamente otorgada.

DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal colombiana, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de la persona titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición de la persona titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica a la persona titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la organización en cumplimiento con la ley.

Dato personal: Cualquier tipo de información que esté vinculada o pueda vincularse a una persona natural y organización determina o determinable.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de la persona titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de MENTUN GROUP tiene como finalidad el uso para:

  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
  • Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MENTUM GROUP, y/o por terceras personas.
  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
  • Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  • Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de MENTUM GROUP.
  • Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
  • Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de MENTUM GROUP ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

 

DEBERES DE MENTUM GROUP

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que MENTUM GROUP, está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

DEBERES CUANDO ACTÚA COMO RESPONSABLE

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  3. Informar a solicitud de la persona titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  4. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
  5. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
  6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Actualizar la información cuando sea necesario.
  8. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

DEBERES CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

  1. Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
  2. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  4. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  5. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  6. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
  7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13. Solicitar la autorización de tratamiento de datos personales a las empresas filiales, vinculadas o subordinadas de Mentum Group cuando por la dinámica del negocio se requiera dar tratamiento a los datos personales de estas.

DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DEL ENCARGADO

  1. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
  2. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  3. Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  4. Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
  5. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  6. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

  1. Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
  2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, MENTUM GROUP solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

Los medios de recolección directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de MENTUM GROUP, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de MENTUM GROUP y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, MENTUM GROUP no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que exista autorización expresa para hacerlo; sea necesario para permitir a los contratistas prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos;  sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de MENTUM GROUP o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.

MENTUM GROUP, podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, MENTUM GROUP, advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

MENTUM GROUP está comprometido con la seguridad y tratamiento adecuado de los datos personales contenidos en los activos de la información, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, modificar, divulgar y/o destruir información que allí reposa. Para este fin cuenta con un conjunto de controles de seguridad que permiten proteger la infraestructura tecnológica en la que se almacena, procesa y trasmite la información.  El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los funcionarios y contratistas, otorgando acceso a quienes estrictamente lo requieren para realizar sus funciones y actividades. Así mismo todos los funcionarios, contratistas, proveedores se encuentran comprometidos con la confidencialidad de la información, atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la ley.

MEDIDAS DE SEGURIDAD 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 MENTUM GROUP, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

MENTUM GROUP, solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA Y RECLAMACIONES

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación de la persona titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

CONSULTAS: El titular o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de MENTUM GROUP, previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante MENTUM GROUP el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MENTUM GROUP, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos (mesa de ayuda de soporte) una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  4. El titular o su representante podrá solicitar a MENTUM GROUP, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión tendrá que ser presentada a través de los medios habilitados por MENTUM GROUP., y contener como mínimo lo siguiente:
    1. Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
    2. Documentos que acreditan la identidad o la personalidad de su representante.
    3. Descripción clara y precisa de los datos personales que dan lugar al reclamo.

 

PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.

 

PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN: La supresión de datos personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el titular, no obstante, lo cual MENTUM GROUP podrá negarse a la misma cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. En todo caso, el titular deberá indicar en su solicitud si se trata de un revocatorio total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar. 

ÁREA RESPONSABLE DEL DATO PERSONA

MENTUM GROUP, será responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en esta política o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 AM a 4:30 PM al correo electrónico datospersonales@mentum.group, llamar al teléfono fijo de Bogotá teléfono +57 +1 7441515 ext. 57058 o radicarla en la siguiente dirección: Calle 78 No. 9 – 57 Piso 12.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA 

La presente Política de Datos Personales fue creada el 24 de octubre de 2016 y revisada el 27 de diciembre de 2018. El presente documento mantiene su vigencia a partir de la fecha de aprobación. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: datospersonales@mentum.group